בעלי עסק קטן או בינוני, או עומדים להיות כאלו? הנה כמה טיפים מועילים, חשובים ואפקטיביים, שיעזרו לכם לשמור על העסק ולהמנע מטעויות נפוצות שעלולות לפגוע בהצלחת העסק שלכם.

לגזור ולשמור

בישראל נפתחים מדי שנה עסקים רבים. כארבעים אחוזים מהם נסגרים לאחר השנה הראשונה. פעמים רבות הסיבה לכך היא התנהלות לא נכונה של העסק, עם לא מעט טעויות נפוצות שמניעה שלהן היתה יכולה להבטיח את המשכיות העסק ואף הצלחה שלו.

ישנם לא מעט ניואנסים הקשורים לניהול נכון ותקין של עסק, קטן או בינוני, ובמאמר זה נסקור את העיקריים והחשובים שבהם:

ניהול הכספים

גם אם המונח מעלה בכם חששות אין מנוס מלשמור על סדר וארגון בכל הנוגע לניהול הפיננסי של העסק, מה גם שעל פי חוק כל עסק מחויב לנהל רישום מסודר של הכנסות והוצאות. רישום כזה יבטיח לכם שליטה בהוצאות ומעקב אחר ההפרשים בינן לבין ההכנסות.

הכינו טבלה מרוכזת וקבועה בה תעדכנו באופן שוטף פרטים מהותיים של ההכנסות כמו תאריך ביצוע העבודה או המכירה, תאריך קבלת התשלום עבורה, הסכום ששולם ועבור איזו מטרה שולם.

במקביל, נהלו רישום הוצאות שיכלול את תאריך הרכישה שביצעתם ותאריך התשלום עבורה, ולאיזו מטרה.

רישום ההוצאות אינו מספיק, וחשוב לשמור את כל הקבלות והחשבוניות, זאת כדי ליהנות מהחזרי מס, במקרים בהם ההוצאה היא מוכרת על ידי מס הכנסה כהוצאה עסקית.

דוגמה להוצאות מוכרות:

הוצאות מוכרות במלואן – תשלום משכורות, רכישת מוצרים, הוצאות משרד, למשל מוצרי נייר ודואר, טלפון קווי וכדומה, הקמה ותחזוקת אתר אינטרנט, ייעוץ שיווקי ועסקי, הוצאות עבור פרסום העסק, עמלות סליקה לחברות כרטיסי אשראי, ריבית על אשראי עסקי, חניה ליד בית העסק ועוד.

ישנן גם הוצאות שמוכרות חלקית, מאחר והן מעורבות עם צורך עסקי וצורך פרטי, למשל: עסק המתנהל מהבית יכול להציג את חשבון שכ"ד, ארנונה, חשמל, מים, וועד בית וכדומה.. דוגמה נוספת להחזר מס חלקי היא שימוש ברכב, ביטוחים, טיפולים, טסט שנתי, דלק, תחזוקה ושטיפת הרכב.

שיווק העסק

בעידן בו כמעט כל הפעילות הפכה לדיגיטלית, עסק שאין לא אתר אינטרנט יתקשה מאד להפיץ את הבשורה ולייצר נוכחות. אם אתם עסק ממש קטן או בתחילת דרכו, וודאו שיש לכם לפחות דף פייסבוק עסקי ודאגו למלא אותו בתוכן מעניין שיש בו ערך מוסף לגולש. בהמשך הקימו אתר, (עלויות ההקמה מוכרות במס הכנסה, זוכרים?) והקציבו תקציב חודשי או שנתי קבוע לצרכי שיווק, פרסום ותחזוקת האתר. אתר אינטרנט מוצלח הוא כזה שנוח לגלוש בו ולמצוא מענה לצורך של הגולש, העיצוב שלו נעים ועכשווי ואם אתם גם מוכרים דרכו, שתהיה בו מערכת סליקה אמינה ומאובטחת. זכרו תמיד לייצר סקרנות אצל הצד השני ולספק לו מידע מועיל שישמש אותו.

התמודדות עם תשלומים

למרבה הצער, בישראל רווחת שיטת תשלום הקרויה "שוטף+". הכוונה היא לאשראי שאתם מאפשרים ללקוח שלכם, כך שיוכל לשלם תשלום דחוי עבור עבודה שביצעתם עבורו או מוצר שמכרתם לו. למשל, שוטף +30 ישולם אחרי שנספרו כל הימים של החודש הקלנדרי בו בוצעה העבודה, ועוד שלושים יום נוספים.

שיטה זו היא מאתגרת במיוחד ומייצרת לא מעט בעיות, כמו תשלום מעמ של בעל העסק עוד לפני שקיבלת את התמורה לעבודתו, קושי של בעל העסק לגייס אשראי ועלויות האשראי שנתן ללקוח ובעיקר, סיכון עסקי שגדל, עקב החשש אם בסופו של יום אכן יתבצע התשלום, והצורך להתמודד עם מחזור כספי קטן יותר, עקב הדחייה בתשלום. בעל העסק נדרש להמשיך ולהוציא כספים, בזמן שההכנסות שלו עלולות להיות קטנות מההוצאות, בשל הדחייה בתשלום.

ההמלצה הראשונית היא לנסות ולעבוד כמה שפחות בשיטת תשלום זו. דרך נוספת היא לדרוש מקדמה לפני תחילת העבודה, ואת היתרה לקבל במועד תשלום השוטף+. כמו כן, נסו שלא "לשים את כל הביצים בסל אחד". כלומר, במקום עבודה גדולה ומתגמלת מול לקוח אחד, שישלם לכם בעוד 30 או 60 יום, בחרו במספר לקוחות, אולי קטנים יותר, אבל שמשלמים בזמן. ובכלל, פיזור העבודה בין מספר לקוחות נקרא "פיזור סיכונים", כך שכשלקוח אחד לא משלם בזמן, האחרים כן. כמו כן, אל תחששו ממשא ומתן על אופן ומועד התשלום.

במאמר הבא נסקור את דרכי ההתמודדות עם הבנקים, בכל הנוגע לקבלת אשראי עסקי, כיצד להבריא עסק הנמצא במצוקה וגם, על קרנות מיוחדות המסייעות לעסקים קטנים לעמוד על הרגליים.

מקווים שעזרנו, צוות אריזות איכות.